INFORMATIVA PRIVACY INIZIATIVA ARCHIVIO 31 – ARTICOLO 31
1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Sony Music Entertainment Italy S.p.A. con sede in Via Carlo Imbonati 22 – 20159 Milano – P.I. e C.F. (di seguito, “SMEI”),
è titolare del trattamento dei dati personali degli utenti (“Utenti”) che partecipano all’iniziativa “ARCHIVIO 31”
(“Iniziativa”) o perché si registrano al sito web dell’Iniziativa e caricano una foto oppure perché sono ritratti in tale foto.
Il caricamento della fotografia è riservato agli Utenti maggiori di 18 anni, tuttavia, SMEI non esclude che questa possa
ritrarre Utenti minori.
In conformità a quanto disposto dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), SMEI fornisce agli Utenti le informazioni che
seguono.
2. PER QUALI FINALITÀ SONO TRATTATI DI DATI
Ferma restando la finalità di dare seguito ad eventuali adempimenti di obblighi di legge, i dati personali comunicati dall’Utente sono trattati per:
A. consentire a SMEI di organizzare e dare seguito all’Iniziativa come descritta nel regolamento dell’Iniziativa;
B. consentire a SMEI di contattare l’Utente che ha caricato la foto per verificare la presenza di tutti i requisiti
necessari, in particolare per ottenere informazioni su altre persone ritratte e verificare che abbiano dato il consenso alla partecipazione all’Iniziativa.
3. QUALI DATI SONO TRATTATI?
SMEI raccoglie e tratta il nome, cognome e indirizzo e-mail dell’Utente che carica la foto. Inoltre, la foto caricata potrà contenere l’immagine dell’Utente che ha caricato la foto o di altre persone. Infine, in relazione al “testo editoriale” che
l’Utente può aggiungere, SMEI non può escludere che esso contenga altre informazioni personali.
4. SU QUALE BASE SONO TRATTATI I DATI?
Ferma restando la necessità di adempiere ad eventuali obblighi di legge, SMEI tratta i dati personali dell’Utente che
carica la foto poiché necessario all’esecuzione degli obblighi derivanti dal regolamento dell’Iniziativa. L’eventuale
pubblicazione della foto avviene sulla base del libero consenso volontariamente fornito dall’Utente. La mancata
prestazione di tale consenso non permetterà a SMEI di poter procedere con la pubblicazione della foto, ove essa venga selezionata.
In relazione agli eventuali altri soggetti ritratti nella foto, SMEI si basa sul consenso per come dichiarato dall’Utente che carica la foto. In ogni caso, SMEI adopererà sforzi ragionevoli per verificare la genuinità della dichiarazione dell’Utente che carica la foto e quindi per verificare che gli altri soggetti eventualmente ritratti abbiano effettivamente consentito alla pubblicazione, in caso la foto venga selezionata. In caso di minori ritratti, verrà richiesto il consenso di chi esercita
la responsabilità genitoriale. La mancata conferma della prestazione di tale consenso non permetterà a SMEI di poter procedere con la pubblicazione della foto, ove essa venga selezionata. In alternativa SMEI potrà pubblicare la foto assicurandosi di rendere irriconoscibile il soggetto che non ha prestato il consenso.
5. COME VENGONO TRATTATI I DATI?
In relazione alle suindicate finalità, il trattamento dei dati personali degli Utenti avverrà sia attraverso l’ausilio di strumenti elettronici sia su supporto cartaceo e comunque con strumenti idonei a garantire la sicurezza e riservatezza.
6. A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI?
I dati personali raccolti da SMEI e/o comunicati dagli Utenti saranno trattati da persone autorizzate al trattamento all’interno di SMEI e di società da essa incaricate e potranno essere comunicati solo ed esclusivamente per le finalità
indicate ed ove necessario, alle seguenti categorie di soggetti:
• Fornitori di servizi IT di SMEI;
• società del Gruppo Sony Music Entertainment;
• fornitori di servizi di editing video, consulenti marketing;
• editori;
• ove richiesto, le competenti Autorità Giudiziarie;
• ove richiesto, amministrazioni pubbliche e Autorità di vigilanza e controllo.
I dati personali dell’Utente non saranno diffusi, salvo che la Foto venga selezionata da SMEI per la pubblicazione nei
modi indicati nel regolamento dell’Iniziativa.
Con riferimento ai dati personali loro comunicati, i soggetti appartenenti alle categorie sopra riportate potranno
operare, a seconda dei casi, in qualità di responsabili del trattamento (e in tal caso riceveranno opportune istruzioni da
SMEI) oppure come distinti titolari del trattamento. In quest’ultima ipotesi, i dati personali saranno comunicati soltanto
con il consenso espresso degli interessati, salvo i casi in cui la comunicazione sia per legge obbligatoria o necessaria
oppure per il perseguimento di finalità per le quali non sia richiesto dalla legge il consenso dell’interessato.
7. I DATI VENGONO TRASFERITI ALL’ESTERO?
SMEI si riserva inoltre di trasferire i dati personali dell’Utente verso Paesi terzi. I trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo sono soggetti ad un regime speciale ai sensi del GDPR, e vengono effettuati solo nei confronti dei Paesi che assicurano un livello di protezione dei dati personali adeguato, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione oppure laddove siano state adottate garanzie adeguate (incluse le condizioni contrattuali standard previste dalla Commissione Europea), purché gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.
8. PER QUANTO TEMPO VERRANNO CONSERVATI I MIEI DATI PERSONALI?
I Dati Personali verranno conservati, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia, per un periodo
di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati. In caso di pubblicazione della foto, i dati degli Utenti saranno conservati per tutto il periodo necessario per dimostrare la
legittimità dell’utilizzo della foto e del testo editoriale.
In ogni caso, conclusa l’Iniziativa, ove la foto caricata dall’Utente non venga selezionata, tutti i dati personali raccolti
saranno cancellati, aggregati o anonimizzati.
9. QUALI SONO I DIRITTI DELL’INTERESSATO?
Gli Utenti potranno rivolgersi a SMEI, in ogni momento e gratuitamente per:
• ottenere da SMEI conferma che sia o meno in corso un trattamento dei loro dati personali e in tal caso, di ottenere l’accesso alle informazioni di cui all’art. 15 del GDPR;
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che li riguardano, ovvero, tenuto conto delle finalità del
trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti;
• ottenere la cancellazione dei loro dati personali in presenza di uno dei motivi di cui all’art. 17 del GDPR;
• ottenere la limitazione del trattamento dei loro dati personali, qualora ricorra una delle ipotesi di cui
all’art. 18 del GDPR;
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali
che li riguardano forniti nonché di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza
impedimenti da parte del titolare del trattamento, se tecnicamente possibile, nei casi ed entro i limiti di cui all’art. 20 del GDPR, ove applicabile.
Inoltre, gli Utenti hanno il diritto di revocare il consenso al trattamento dei loro dati personali, in qualsiasi momento,
senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
Per quanto riguarda gli Utenti francesi, essi hanno anche il diritto di fornire a SMEI direttive in merito alla conservazione,
alla comunicazione e alla cancellazione dei propri dati personali dopo la loro morte.
Le relative richieste di esercizio dei diritti sopra indicati andranno inviate a SMEI via posta elettronica
all’indirizzo [email protected].
Non sempre SMEI potrà dare tutte le informazioni richieste e dare seguito alle richieste dell’Utente a causa di possibili
obblighi di legge e/o di motivi legittimi cogenti. In ogni caso, il SMEI farà il possibile per dare seguito alle richieste
dell’Utente.
Ai sensi del GDPR, SMEI non è autorizzata ad addebitare costi per adempiere ad una delle richieste riportate in questo
paragrafo, a meno che non siano manifestamente infondate o eccessive, ed in particolare abbiano carattere ripetitivo.
Nei casi in cui l’Utente richieda più di una copia dei suoi dati personali o nei casi di richieste eccessive o infondate, SMEI
potrebbe (i) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per evadere la richiesta o (ii) rifiutarsi di soddisfare la richiesta. In queste eventualità SMEI informerà l’Utente dei costi prima di evadere la richiesta.
SMEI potrebbe richiedere ulteriori informazioni prima di evadere le richieste, qualora avesse bisogno di verificare
l’identità della persona fisica che le ha presentate.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’Utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante
per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo del paese dove risiede o è domiciliato, qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda sia effettuato in violazione del GDPR.
SMEI in ogni caso invita l’Utente a prendere contatto direttamente tramite i canali sopra indicati, prima di rivolgersi
all’autorità di controllo, così da risolvere amichevolmente e nel più breve tempo possibile ogni eventuale controversia
in materia di protezione dei dati personali.
